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售前服务

  售前及合同评审管理规定
  1.0目的
  为确保公司充分明确顾客对产品的质量要求,并保证及时提供必要的资源和质量计划,收集用户订货(招标)信息,利用广告宣传、产品目录、产品样品等向用户介绍本公司产品,协助用户做好产品的选型工作。努力缩短交货日期,提供符合用户要求的交付时间等
  以满足顾客的要求。
  2.0范围
  适用于接获顾客合同
  订单信息后的评审过程及与顾客的联络。
  3.0定义/参考
  3.1常规产品:公司已经正常批量生产的产品,或虽未正式量产但公司已经提供样品并经客人确认通过的产品。
  3.2非常规产品:新产品或在公司正常生产产品的基础上,按顾客的特定要求在性能、材质、规格上有较大改变的产品。
  4.0职责
  4.1业务部负责主持相应产品的合同评审,采购、品管等部门参与评审中相关活动。
  4.2售后服务、顾客反馈依据《业务部售后服务管理规定》执行,顾客投诉抱怨处理依据《顾客投诉处理规定》执行。
  5.0程序
  5.1承接合同
  订单信息过程
  5.1.1与合同订单相关的信息
  登记与顾客的联系方法,如:通讯地址、电话、联系人等。
  准确了解顾客对产品质量、交付时间、交付方式及售后服务的要求,特别是顾客的特殊要求,如:使用环境、安全和使用地区国家的法规要求等。
  5.1.2业务员接收合同
  订单后,应进行内容及有关信息的确认,确认无误后将合同
  订单相关信息填入《定单登记表》中。顾客没有书面订单的,业务人员根据口头信息整理《定单登记表》
  5.1.3当顾客提出非常规产品订货时,业务员做新产品成本分析,呈交部门主管审核,经总经理审定后向顾客报价。价格经双方最后的确认后有效,登记于相应产品资料中,方可以接受顾客下单或签订供货合同。
  5.2非常规产品的评审程序
  5.2.1业务人员将相应的《定单登记表》购销合同传递各相关部门对订单进行评审,必要时总经理参予评审。评审时应作到:
  各部门应确定是否有能力满足顾客要求(特别是顾客的特殊要求),是否需要采取特别措施或制定相应工序品质控制计划或作业指导书;
  必要时,与顾客进一步协调,确定不一致的要求已得到解决,
  并取得顾客的确认;
  各相关部门主管将最终意见填写在《合同评审表》有关栏目内并签章,评审意见难以协调时,报总经理解决。
  5.2.2非常规产品经过评审后直接转化为常规产品,今后承接订货时可直接按第5.1.3条款执行。
  5.3常规产品的合同评审程序
  5.3.1本公司质量体系建立已销售过的产品,由业务采购汇总形成《常规产品目录》。体系发布后经非常规产品评审后的产品,应定期登记入该目录,并定期二月一次作更新,以利评审。
  5.3.2
  当顾客所订购的产品为常规产品时,由业务与仓库共同评审交期并签名或签章同时署上日期;业务员对已与仓库评审好的订单,在订单上盖“已评审”章,并开具《出货审批表》,由经理在批准栏签字(章)确认后,评审工作即告完成。
  5.4合同评审记录由业务部负责保存,保存期三年;合同订单原件以及与合同订单有关的任何内、外部信函由业务部保存,并保存至合同完成后一年(若合同订单另有规定,则按合同订单要求)。
  5.5合同订单变更
  5.5.1当顾客对合同订单提出变更要求且部门权责主管同意考虑其要求时,应按以下要求重新进行合同评审:
  若变更要求仅涉及交付数量、交货期或履约的地点、方式、价格等,由业务主管评审后,在顾客相应的合同订单等上执行变更并签章确认,或在与顾客重新签订的合同订单上签章确认;
  若涉及非常规产品或提出新的质量要求(如性能、材质、规格上需进行较大改变),则须按第5.1.2条款规定重新进行合同评审。若因合同订单变更造成公司的损失,由业务与相关部门协商后,必要时向顾客提出索赔要求。
  5.5.2当由于公司内部的原因需要对所承接的合同订单进行变更时,各部门应通过业务人员与顾客协商,并征得顾客同意后方可进行变更。
  5.5.3业务人员须将有关变更情况及时以《合同更改通知单》通知相关部门。
  5.5.4凡合同订单变更过程中与顾客之间的协商均应形成记录,
  并做为合同评审记录的附件由业务人员按第5.4条款规定存档保管。